Closing an EIN Business Account with the IRS: Steps and Order

严格来说，EIN 无法「注销」。按 IRS 的说明，EIN 一经分配，就是这个实体永久的联邦税号，不会被重新使用，也不会转给别人。公司停止经营时，IRS 能做的是关闭与这个 EIN 关联的企业账户。前提是该报的税表都已经提交、该缴的税款都已经缴清；之后再写信给 IRS 申请关闭。州政府的解散和银行账户的关闭，是另外两件事。

本文为一般信息，不构成税务或法律意见。EIN Apply 是第三方代办服务，不是 IRS。

先确认真的要关

有几种情况看起来像「不做了」，处理方式却不同：

公司暂时没有业务，但还打算继续存在：通常仍要按规定申报，不必关闭账户。
公司要解散并停止存在：按下面的顺序处理。
申请了 EIN 但从未使用，例如公司最后没开起来：同样可以写信请 IRS 关闭账户，说明从未使用的情况。
同一家公司误申请了两个 EIN：说明情况，请 IRS 处理重复的号码，不要自行停用其中一个了事。

给 IRS 的信写什么

按 IRS 当前页面的说明，信中通常包括：

实体的完整法定名称；
EIN；
企业地址；
申请关闭账户的原因。

如果还保存着 CP 575，附上一份复印件会有帮助。信由有权代表公司的人签名。寄送地址以 IRS 当前页面列出的为准，撰写本文之后它可能有变化。寄出前留一份副本，并尽量使用能追踪的寄送方式。

IRS 不会马上关闭的情况

如果档案显示还有应申报而未申报的税表，或者还有未缴税款，IRS 一般不会关闭账户，而是先要求你处理这些事项。所以写信之前，最好核对过去几年的申报记录，确认没有遗漏。外籍创始人尤其要注意早年漏报的信息申报表，这类问题最好在关闭前请税务专业人士处理。

外籍创始人常见的遗漏

很多外籍创始人在公司设立初期没有意识到年度信息申报的要求，等到准备关闭时才发现前几年有遗漏。关闭申请寄出后，IRS 如果查到未申报的表格，仍会来信要求处理，而且信件会寄到档案里的地址。所以在关闭之前，先确认档案地址仍然有效，必要时提交 8822-B 更新，再把历年申报情况梳理清楚。

州里和银行要分开办

在州政府解散公司，不会自动关闭 IRS 的账户。
关闭 IRS 账户，也不会自动在州里解散公司。州里的年度税费在正式解散之前通常会继续产生。
注册代理人服务、银行和支付平台账户都要各自取消。

保留记录

关闭账户不代表过去的申报不会再被问到。设立文件、税表、银行流水、CP 575 或 147C、关闭申请的副本，应按 IRS 和州里建议的期限保存。以后如果收到关于旧年度的信件，这些资料能帮你快速回应。

如果公司之后恢复经营

如果之后恢复经营的是同一个实体，而不是重新设立的新公司，它的 EIN 仍然是原来那个号码，应联系 IRS 处理账户，而不是再申请一个新号。反过来，新设立的实体需要自己的 EIN，即使股东和业务与之前完全相同。

嚴格來說，EIN 無法「註銷」。按 IRS 的說明，EIN 一經分配，就是這個實體永久的聯邦稅號，不會被重新使用，也不會轉給別人。公司停止經營時，IRS 能做的是關閉與這個 EIN 關聯的企業賬戶。前提是該報的稅表都已經提交、該繳的稅款都已經繳清；之後再寫信給 IRS 申請關閉。州政府的解散和銀行賬戶的關閉，是另外兩件事。

本文爲一般信息，不構成稅務或法律意見。EIN Apply 是第三方代辦服務，不是 IRS。

先確認真的要關

有幾種情況看起來像「不做了」，處理方式卻不同：

公司暫時沒有業務，但還打算繼續存在：通常仍要按規定申報，不必關閉賬戶。
公司要解散並停止存在：按下面的順序處理。
申請了 EIN 但從未使用，例如公司最後沒開起來：同樣可以寫信請 IRS 關閉賬戶，說明從未使用的情況。
同一家公司誤申請了兩個 EIN：說明情況，請 IRS 處理重複的號碼，不要自行停用其中一個了事。

給 IRS 的信寫什麼

按 IRS 當前頁面的說明，信中通常包括：

實體的完整法定名稱；
EIN；
企業地址；
申請關閉賬戶的原因。

如果還保存着 CP 575，附上一份複印件會有幫助。信由有權代表公司的人籤名。寄送地址以 IRS 當前頁面列出的為準，撰寫本文之後它可能有變化。寄出前留一份副本，並儘量使用能追蹤的寄送方式。

IRS 不會馬上關閉的情況

如果檔案顯示還有應申報而未申報的稅表，或者還有未繳稅款，IRS 一般不會關閉賬戶，而是先要求你處理這些事項。所以寫信之前，最好核對過去幾年的申報記錄，確認沒有遺漏。外籍創始人尤其要注意早年漏報的信息申報表，這類問題最好在關閉前請稅務專業人士處理。

外籍創始人常見的遺漏

很多外籍創始人在公司設立初期沒有意識到年度信息申報的要求，等到準備關閉時才發現前幾年有遺漏。關閉申請寄出後，IRS 如果查到未申報的表格，仍會來信要求處理，而且信件會寄到檔案裏的地址。所以在關閉之前，先確認檔案地址仍然有效，必要時提交 8822-B 更新，再把歷年申報情況梳理清楚。

州裏和銀行要分開辦

在州政府解散公司，不會自動關閉 IRS 的賬戶。
關閉 IRS 賬戶，也不會自動在州裏解散公司。州裏的年度稅費在正式解散之前通常會繼續產生。
註冊代理人服務、銀行和支付平臺賬戶都要各自取消。

保留記錄

關閉賬戶不代表過去的申報不會再被問到。設立文件、稅表、銀行流水、CP 575 或 147C、關閉申請的副本，應按 IRS 和州裏建議的期限保存。以後如果收到關於舊年度的信件，這些資料能幫你快速回應。

如果公司之後恢復經營

如果之後恢復經營的是同一個實體，而不是重新設立的新公司，它的 EIN 仍然是原來那個號碼，應聯繫 IRS 處理賬戶，而不是再申請一個新號。反過來，新設立的實體需要自己的 EIN，即使股東和業務與之前完全相同。

Strictly speaking, an EIN cannot be cancelled. According to the IRS, once an EIN is assigned it becomes the permanent federal taxpayer identification number for that entity; it is never reused or given to anyone else. What the IRS can do when a business stops is close the business account linked to the EIN. That happens after every required return has been filed and every tax due has been paid, and after you write to the IRS asking for the account to be closed. Dissolving the company at the state and closing bank accounts are two separate tasks.

This is general information, not tax or legal advice. EIN Apply is a third-party filing help service and is not the IRS.

First, confirm what you actually need

Several situations look like "we're done" but are handled differently:

The business is dormant but will continue to exist. It usually still has filing obligations, and there is no need to close the account.
The entity is being dissolved. Follow the sequence below.
An EIN was obtained but never used, for example because the business never launched. You can still write to the IRS asking it to close the account and explain that the number was never used.
The same entity accidentally received two EINs. Explain the situation and ask the IRS to resolve the duplicate; do not simply stop using one of them.

A sensible order of steps

Stop operations, collect receivables, and pay outstanding bills.
If there were employees, run the final payroll and file the final employment tax returns.
File the final year's federal returns and mark them as final returns, as required for the entity type and how it files. A foreign-owned single-member LLC should also consider the information reporting for its last year.
If the entity is taxed as a corporation, file Form 966 and any related forms as required after deciding to dissolve.
Dissolve or cancel the entity with the state, and settle state taxes and annual obligations.
Write to the IRS asking it to close the business account.
Close bank and payment accounts once no refunds, payments, or transfers are still expected.

The bank account comes last because final returns may show tax to pay, or a refund to receive.

What to put in the letter to the IRS

Based on the current IRS page, the letter normally includes:

the entity's complete legal name;
the EIN;
the business address;
the reason you want the account closed.

A copy of CP 575, if you still have it, is helpful. Someone authorized to act for the entity should sign. Use the mailing address listed on the current IRS page, since it may have changed after this article was written. Keep a copy of the letter and use a trackable mail service where possible.

When the IRS will not close the account yet

If IRS records show returns that were due but not filed, or tax that has not been paid, the IRS generally will not close the account and will ask you to deal with those items first. Before writing, review the filings for past years and make sure nothing is missing. Foreign founders should pay particular attention to information returns that may have been missed in earlier years; these are best handled with a tax professional before closing.

A common gap for foreign founders

Many foreign founders were not aware of annual information reporting when the company was new, and only discover missed years when they decide to close. If the IRS finds unfiled returns after your closing letter arrives, it will still write to ask for them, and that letter goes to the address on file. Before closing, confirm the address in IRS records is still valid, update it with Form 8822-B if needed, and then review the filing history year by year.

The state and the bank are separate

Dissolving the company with the state does not close the IRS account.
Closing the IRS account does not dissolve the company with the state. State annual fees and taxes usually keep accruing until the dissolution is filed.
Registered agent services, bank accounts, and payment platform accounts each have to be cancelled separately.

Keep the records

Closing the account does not mean past returns can never be questioned. Keep the formation documents, tax returns, bank statements, CP 575 or 147C, and a copy of the closing letter for as long as the IRS and the state recommend. If a letter about an earlier year arrives later, those records let you answer quickly instead of reconstructing the history from memory.

If the business comes back

If the same entity later resumes activity instead of a new entity being formed, its EIN is still its number. Contact the IRS about the account rather than applying for a new EIN. A newly formed entity, on the other hand, needs its own EIN, even if the owner and the business idea are the same as before.

公司不做了，EIN 怎么处理：向 IRS 关闭企业账户的步骤公司不做了，EIN 怎麼處理：向 IRS 關閉企業賬戶的步驟Closing an EIN Business Account with the IRS: Steps and Order